In Deutschland ist der Begriff Faktura eher weniger im Gebrauch, häufiger in Österreich und der Schweiz. Faktura wird dir also eher im Geschäftsverkehr mit Kunden aus Österreich und der Schweiz begegnen als in Deutschland. Dennoch sind die Begriffe Faktura und Fakturierung auch in Deutschland von Bedeutung.
Inhalt dieses Artikels:
Faktura – was ist das?
Hinter der „Faktura“ verbirgt sich die Stellung einer Rechnung. Umgekehrt bezeichnet die Buchhaltung die Rechnungsstellung gerne als Fakturierung. Genau genommen handelt es sich bei uns in Deutschland allerdings um einen Oberbegriff, der einen breiteren Bereich umfassen kann.
Faktura kann als Synonym für die Rechnung verwendet werden. In dieser werden die erbrachten Positionen sowie das dafür zu zahlende Entgelt aufgelistet. Es ist in deutschsprachigen Ländern aber zusätzlich ein Sammelwort für verschiedene Dokumente aus dem Bereich der Abrechnung. Dazu gehören zum Beispiel auch Quittungen, Gutschriften, Lastschriften, Eigen- und Stornobelege.
Die Fakturierung
Die Fakturierung ist der passende Vorgang dazu, also ein Ablauf im Rechnungswesen. Dabei wird zum einen der Beleg (die Rechnung) ausgestellt und zum anderen erfolgt die Verbuchung in den Konten der Buchhaltung.
Korrekterweise bezeichnet der Begriff „Fakturierung“ also nicht nur die Rechnung an sich, sondern vielmehr den gesamten Rechnungsprozess. Das bedeutet somit die korrekte Ausstellung sowie Verbuchung von jeglichen Rechnungen anhand der gesetzlichen Vorgaben. Daher wird der Begriff „Rechnungslegung“ auch sehr gerne parallel dazu verwendet, allerdings gibt es hier Unterschiede. Der Prozess der Faktura ist hier weitergehender. Er beinhaltet nämlich auch die Verbuchung von Gutschriften und gegebenenfalls auch die Ausstellung von Zahlungserinnerungen oder Mahnungen.
Anforderungen an eine Rechnung
Für Rechnungen gelten im Rahmen der Fakturierung Mindestanforderungen, nämlich die sogenannten Pflichtangaben. Sie dienen dazu, dass eine Geschäftsvorgang eindeutig den beteiligten Personen sowie dem Vorgang an sich zugeordnet werden kann: Wer hat wem, was, wann und wo geliefert und welcher Betrag wird dafür berechnet. So werden die Rechnungen durch eine eindeutige Rechnungsnummer strukturiert und die einzelne Rechnung damit eindeutig identifizierbar gemacht. Die Angabe der Steuernummer, des zugrunde liegenden Umsatzsteuersatzes und der berechneten Umsatzsteuer gehören ebenfalls dazu, damit die zugehörige Umsatzsteuer von beiden Seiten korrekt verbucht werden kann und das für das Finanzamt nachprüfbar ist.
In aller Kürze:
- Name und Anschrift des Empfängers (Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen)
- Name + Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmens sowie dessen Steuernummer bzw. die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Personen die nach der Kleinunternehmerregelung arbeiten, dürfen keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und müssen daher einen entsprechenden Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung setzen
- Die eindeutige Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungsstellung
- Zeitraum der Warenlieferung bzw. Leistungserbringung
- Menge und Beschreibung des Produktes bzw. der Leistung.
- Steuersatz und Betrag, sofern Umsatzsteuer ausgewiesen wird
- Gegebenenfalls Hinweise auf Reverse-Charge
Detailiertere Angaben findest du in unserem Artikel zu Pflichtangaben auf Rechnungen.
Faktura: Der Unterschied zwischen Vor- und Nachfakturierung
Analog von Post- und Prepaid wird in der Faktura zwischen der Vor- und Nachfakturierung unterschieden. Das bedeutet also, ob die Fakturierung vor oder nach der Leistungserbringung geschieht. Die Details erklären wir dir im Folgenden.
Die Nachfakturierung
Die Nachfakturierung entspricht im wesentlichen einer Postpaid-Abrechnung. Hierbei gibt es zu erst die Leistung, im Anschluss erfolgt die Rechnnugsstellung und erst im Anschluss erfolgt die Bezahlung. Das macht zum Beispiel bei einer Verbrauchsbasierten Abrechnung (z.B. Strom, Wasser, Mobilfunk) Sinn.
Ein Beispiel: Ein Fließenleger fließt das Badezimmer und erbringt damit seine Leistung im Voraus. Erst anschließend stellt er dem Kunden eine Rechnung und bekommt im Anschluss (hoffentlich) sein Geld.
Die Vorfakturierung
Bei der Vorfakturierung wird die Forderung bereits vor der Lieferung ausgestellt und häufig beglichen. Das ist häufig im Online-Shopping als auch bei Prepaid-Systemen so üblich.
Beispiel: Die Vorkasse beim Online-Shopping. Hier erhält der Käufer nach Bestellung seine Rechnung, begleicht diese und erst im Anschluss erfolgt der Versand der Ware.
Durch eine Vorfakturierung und anschließende Vorkasse kann das Risiko für den Leistungserbringer reduziert werden. Der Leistungsnehmer hat in diesem Fall dann ein höheres Risiko zu tragen (z.B. Insolvenz des Händlers nach Vorkasse).
Was ist eine Quittung?
Eine Quittung ist eine Empfangsbestätigung für eine Lieferung bzw. Leistung. Meistens wird dabei eine Zahlung, also der Empfang einer Geldleistung, dokumentiert.
Häufig wird die Quittung umgangssprachlich auch für einen Kassenbon verwendet. Das ist genau genommen aber nicht richtig. Bei einem Kassenbon handelt es sich primär um eine Kleinbetragsrechnung.
Mit einer Quittung wird also der Empfang von Waren oder Dienstleistungen bestätigt. In der Praxis kommen die Quittungen vor allem bei Barzahlungen zum Einsatz. Bei Barzahlungen ist im Gegensatz zu Zahlungen per Überweisungen kein entsprechender Nachweis durch Belege wie Kontoauszüge möglich. Daher soll die Quittung hier den Empfang der Geldleistung ersatzweise bestätigen.
Mit der Quittung kann auch ein Zahlungsnachweis gegenüber dem Finanzat erbracht werden. Das ist z.B. wichtig, um belegen zu können, dass Barzahlungen wirklich für eine Betriebsausgabe verwendet wurden und es sich hierbei nicht um eine Privatentnahme handelt. Nach § 368 des BGB ist ein Gläubiger auf Nachfrage zur Ausstellung einer Quittung verpflichtet.
Was ist ein Eigenbeleg?
Es kann Fälle geben, in denen Rechnungen oder Quittungen verloren gegangen sind oder nciht aufgestellt werden konnten. In diesen kann ein Eigenbeleg als Ersatz hierfür dienen und vom Finanzamt als gültiger Ersatzbeleg anerkannt werden.
Grundsätzlich gilt die Grundregel „Keine Buchung ohne Beleg“. Es wird also für alle Buchungen von erfassten Einnahmen und Ausgaben ein Beleg benötigt. Ohne diese können Ausgaben vom Finanzamt nicht anerkannt werden.
Auch wenn nun ein Beleg verloren gegangen ist oder aber gar nicht erst ausgestellt wurde, sollte der Eigenbeleg nur ein Notbehelf sein. Im ersten Schritt kann versucht werden, vom Rechnungsaussteller ein Duplikat der ursprünglichen Rechnung zu bekommen. Ist das nicht möglich, dann gibt es den Eigenbeleg als Alternative.
Auf dem Eigenbeleg sollten dann mindestens folgende Angaben vorhanden sein:
- Höhe der bezahlten Summe
- Leistung, für welche die Summe bezahlt wurde
- Datum/Zeitpunkt, an dem die Summe bezahlt wurde
- Leistungserbringer, an den die Zahlung erfolgt ist
- Angabe, warum es keine Originalrechnung gibt
Faktura online mit einem Rechnungsprogramm
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Faktura zu erledigen. Es können klassisch analoge Wege wie das Ausfüllen von Rechnungen in einem Rechnungsblock oder aber das Schreiben von Rechnungen mit der Textverarbeitung sein. Abhängig von der Anzah der Rechnungen kann das aber sehr zeitaufwändig und unübersichtlich werden. Zusätzlich sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung wie beispielsweise eine Unveränderbarkeit zu beachten. Software-Lösungen können hier die Rettung sein, denn sie sparen nicht nur Zeit ein, sondern sorgen auch dafür, dass alle Rechnungen einheitlich im selben Design und GoBD-konform erstellt werden können.
Die Einführung einer Software zur Erledigung der Faktura kann also viele Vorteile mit sich bringen:
- Geschwindigkeit und Einheitlichkeit: Es gibt Vorlagen für Rechnungen und Angebote. Diese müssen nur noch mit den entsprechenden Positionen befüllt werden. Das kann sowohl den Arbeitsprozess beschleunigen, als auch dazu führen, dass alle Rechnungen gleich und professionell aussehen.
- Pflegen von Kundendaten: Die zweite Rechnung für einen Kunden schreiben? Kein Problem. Die Kundendaten können abgespeichert werden, sodass bei einer Erstellung einer weiteren Rechnung für diesen Kunden Daten wie die Adresse nicht erneut befüllt werden müssen, sondern einfach übernommen werden.
- Pflegen von Produkten und Dienstleistungen: Produkte und Dienstleistungen, die du deinen Kunden anbietest und in Rechnung stellst, kannst du im Rechnungsprogramm pflegen. Wenn du diese dann abrechnest, ist es nicht mehr notwendig, diese manuell zu erfassen. Es reicht dann aus, den Artikel der Rechnung hinzuzufügen.
- Serienrechnungen: Jeden Monat die selbe Rechnung schreiben? Das muss nicht sein. Viele Rechnungsprogramme bieten eine Funktion zur Erstellung von Serienrechnungen bzw. wiederkehrenden Rechnungen an. Hierbei wird diese automatisch z.B. jeden Monat automatisch erstellt.
- Kontrolle aller Zahlungseingänge: Bei vielen Rechnungen kann es schwierig sein diese bzw. den Bezahlungsstatus dieser im Blick zu behalten. Mit einem Rechnungsprogramm kannst du den Überblick darüber behalten, welche Kundenrechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind. Über ein integriertes Mahnwesen können die Kunden zudem an die Zahlung erinnert werden.
- Export für den Steuerberater: Tschüss Schuhkarton. Mit einer entsprechenden Software zur Buchhaltung können die Daten und Belege für den Steuerberater in einem für diesen passenden Format exportiert werden und dir somit Geld und Zeit erspart werden.
- Online Faktura: Online-Lösungen aus der Cloud können den Vorteil haben, dass du auf deine Faktura zugreifen kannst, ohne von einem bestimmten Ort oder Gerät abhängig zu sein. Du kannst dich also sowohl von zu Hause, aus dem Büro, vom Smartphone einloggen und auf deine Daten zugreifen.