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GoB: Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Gob? GOBD? Was ist das?

Die Abkürzung GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Erstmal ein abstrakter Begriff.

Fast schon folgerichtig umfast die GoBD viele Bereiche:

Vollständige Verfahrensdokumentation

Einsatz von Software gem. den GoBD

Revisionssichere Archivierung

GoBD-Konforme Arbeitsweise

Was bedeutet das nun für mich? Was bedeutet GOBD-konform?

Als Unternehmer müssen einige Vorgaben eingehalten werden. Unter anderem:

(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.

(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.

§ 239 HGB

Grundsätzliche Pflichten aus den GoBD-Richtlinien

Nachvollziehbarkeit und nachprüfbarkeit

Vielleicht hast du das schonmal gehört: "Keine Buchung ohne Beleg.". Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden. Die lückenlose Verfahrensdokumentation soll auch Dritten einen Überblick über die Buchführung und einzelne Geschäftsvorfälle gewährleistet werden. Das ist besonders für eine Betriebsprüfung wichtig.

vollständigkeit


Es muss jeder einzelne Geschäftsvorfall mit mehreren Informationen festgehalten werden. Das sind im Regelfall: Eindeutige Belegnummer, Belegdatum, Angaben zu Betrag und Menge, Belegaussteller und Belegempfänger.
Darüber hinausgehend verlangt die GOBD Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren.

richtigkeit


Es müssen alle Geschäftsvorfälle wahrheigsgemäß aufgezeichnet werden. Mit Hilfe von Belegen sind die tatsächlichen Verhältnisse abzubilden. Dies beinhaltet auch eine orrekte Kontierung, bei der die rechtlichen Vorschriften eingehalten werden müssen.

zeitgerechte buchungen und aufzeichnungen

Die Buchhaltung einmal im Jahr machen? Das wird nicht klappen. Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah zu erfassen. Unter "zeitnah" ist hier bei bargeldlosen Transaktionen eine Zeitspanne von 10 Tagen zwischen Zustandekommen des Geschäftsvorfalls und dessen Buchung unbedenklich. Barvorgänge sind sogar täglich zu erfassen.

ordnung


Ein Betriebsprüfer muss sich schnell in die Unterlagen einfinden können. Hierfür ist eine Ordnung erforderlich. D.h. die Buchungen müssen systematisch erfasst und für Dritte auch nachvollziehbar sein. Bare und bargeldlose Buchungen erfordern separate Aufzeichnungen. Grundsätzlich wird man hier aber auch selbst von einer gewissen Ordnung profitieren.

unveränderbarkeit


Im Zweifelsfall an der Rechnung später nochmal etwas verändern? Das wird nicht klappen. Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar sein. Änderungen oder Löschungen in Belegen und Dokumenten sind lückenlos zu dokumentieren. Es wird eine durchgängige Protokollkette verlangt. Auch darf die Änderungshistorie nicht veränderbar sein.

Wichtig: Dieser Artikel soll nur eine grobe Orientierung bieten und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, stellt keine Rechtsberatung dar und kann keinesfalls die Beratung bei einem Steuerberater zu ersetzen.