Rechnungen bekommen ist selten schön. Rechnungen schreiben schon. Eine Rechnung mit fehlenden Informationen kann allerdings sowohl selbst als auch für den Rechnungsempfänger zu Problemen führen. Es gibt eine Reihe an Angaben, die in einer korrekten Rechnung gemacht werden müssen. In diesem Artikel erklären wir dir, was eine korrekte Rechnung alles enthalten muss.
Pflichtangaben: Welche Angaben müssen Rechnungen enthalten?
Rechnungen müssen nach geltendem Recht gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
- Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
- Umsatzsteuerhinweise, z.B. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
Bei einer Steuerschuld des Leistungsempfängers (Reverse-Charge) gelten weitere Angaben. Eine Eingangsrechnung hat gem. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG zusätzlich zu den o.g. folgende Angaben zu enthalten:
- Die dem leistenden Unternehmer erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (soweit vorhanden; bei Drittlandsunternehmen Steuernummer)
- Die dem Leistungsempfänger erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer
- In den Fällen des § 14b Abs. 1 S. 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
Weitere Informationen zum Reverse-Charge Verfahren findest du in unserem folgenden Artikel: https://www.faktura.work/reverse-charge/
Kleinbetragsrechnungen: Erleichterte Vorschriften
Die oben genannten Angaben sind relativ umfangreich. Bei Kleinstbeträgen kann das einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeuten. Stelle dir vor, du hast gerade beim Elektronikmarkt ein einzelnes USB-Kabel für deinen Betrieb gekauft und beginnst nun, dem Kassierer deine Adresse für die Rechnung zu buchstabieren.
Um das zu vermeiden, gibt es für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt erleichterte Vorschriften. Hier genügen folgende Angaben:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
- das Ausstellungsdatum der Rechnung,
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
- Steuersatz oder
- im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Die Ausnahmen von der Ausnahme: Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht im Rahmen der Versandhandelsregelung ( § 3c UStG), bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG (§ 33 UStDV).
Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung durch Kleinunternehmer
Wenn du umsatzsteuerliche Kleinunternehmerregelung angewendet wird, muss keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden, da sie in diesem Fall nicht erhoben wird. Das bedeutet aber nicht, dass der Kleinunternehmer keine Rechnungspflichtangaben machen muss. Er muss diese ebenso beachten, wie steuerpflichtige Unternehmer. Aufgrund des fehlenden Ausweises der Umsatzsteuer entfallen aber die Angaben zum Steuerausweis. Also bleiben noch folgende Angaben übrig:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
- Steuernummer (oder Umsatzsteueridentifikationsnummer)
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Entgelt
- Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
Es empfiehlt sich, zusätzlich auf die Verwendung der Kleinunternehmerregelung hinzuweisen. Andernfalls kann es passieren, dass der Rechnungsempfänger beim Erhalt der Rechnung genau den fehlenden Steuerausweis beanstanden wird. Dieser kann zum Beispiel wie folgt lauten:
„Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“
Aufbewahrung von Rechnungen
Die Rechnung kann leider auch wenn sie bezahlt und vergessen ist, nicht einfach entsorgt werden. Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und auf dessen Rechnung ausgestellt hat, nach den allgemeinen Aufbewahrungsregeln grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, wobei eine elektronische oder bildliche Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist. Zusätzlich darf die Rechnung nicht leicht veränderbar sein. Das Aufbewahren in Form einer Word Datei ist damit gegebenenfalls problematisch. Hier kann die Verwendung einer geeigneten Buchhaltungssoftware sinnvoll sein.