Die intelligente Belegerkennung kann die Aufwände in der Buchhaltung erheblich reduzieren. Gescannte oder digital vorliegende Belege werden automatisch ausgelesen und entsprechende Informationen berücksichtigt.
Inhalt:
Manuelle Belegerfassung kostet Zeit
Die Rechnungen kommen auf vielen unterschiedlichen Kanälen – als PDF per E-Mail, als Brief, als Zettel, als Foto. Die manuelle Erfassung ist mühsam und zeitaufwändig. Die eingehenden Belege müssen abeglegt, sortiert, bearbeitet und eingebucht werden. Genau dies macht eine intelligente Belegerkennung interessant. Diese soll eingehende Belege automatisch auslesen und die zu verarbeitenden Informationen wie beispielsweise den Rechnungssteller, den zu verbuchenden Betrag, die Rechnungsnummer oder das Datum der Rechnung erkennen.
Automatische Belegerkennung in faktura.work
Um diesen Prozess zu beschleunigen, haben wir in faktura.work eine intelligente Belegerkennung integriert. Diese versucht möglichst viele Informationen bereits auf Basis des Belegs zu erkennen, sodass Sie diese nur noch überprüfen und vervollständigen müssen. Erfahren Sie im folgenden, wie das geht.
01
Dateien hochladen
Laden Sie die gewünschten Dateien per Button oder Drag&Drop hoch. Auf dem Smartphone können Sie direkt ein Foto machen und hochladen.
02
Belegerkennung überprüfen
Ihnen wir ein Vorschlag inklusive der erkannten Werte angezeigt. Nach Überprüfung und Vervollständigung können Sie die Rechnung speichern.
03
Eingangsrechnnung ist erfasst
Die Eingangsrechnung ist nun im System erfasst. Sie können diese solange diese nicht festgeschrieben ist wie gewohnt editieren und anpassen. Der für die Erkennung verwendete Beleg wird dieser automatisch beigefügt.
So funktioniert die Belegerkennung
Erfahren Sie mehr darüber, wie faktura.work Informationen auf Belegen erkennen kann und wie zuverlässig diese Methoden sind.
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch. Dieses kann in PDF Dokumente integriert werden und ist maschinenlesbar. Durch die fest vorgeschrieben Struktur sind über diese Methode erkannte Felder relativ zuverlässig.
Texterkennung
Die Software versucht hierbei, die Texte aus dem PDF oder Bild zu erkennen. Da die Rechnungen sehr unterschiedlich aufgebaut sein können, ist diese Methode eher schwierig. Der Algorithmus kann sich allerdings mit der Zeit intelligent verbessern, um die Erkennungsqualität in Zukunft zu steigen.
Stammdaten
Wenn Sie beispielsweise für diesen Lieferanten einen Standard-Steuersatz hinterlegt haben, kann dieser vorgeschlagen werden, auch wenn er über die Texterkennung nicht erkannt wurde. Hierfür ist es wichtig, dass die Lieferanten-Stammdaten korrekt gepflegt sind.
Schwierigkeiten in der intelligenten Belegerkennung
Damit Daten für eine Software einfach verarbeitet werden können, ist es wichtig, dass diese in einem strukturierten Format vorliegen. Es muss also für jeden zu verarbeitenden Wert definiert sein, in welchem Feld sich dieser befindet. Das ist zum Beispiel bei maschinenlesbaren XML Formaten der Fall.
Bei einer beispielsweise im PDF Format oder als Bilddatei vorliegenden Rechnung ist das leider nicht so einfach: Zwar gibt es zwischen diesen Gemeinsamkeiten im Aufbau, dennoch kann unter Umständen jeder Rechnungssteller diese anders aufbauen. Das macht es zu einer besonderen Herausforderung für die intelligente Belegerkennung die Informationen aus der Rechnung zu extrahieren und kann häufig die Ursache für fehlerhaft erkannte Informationen sein.
Eine intelligente Belegerkennung kann sich dadurch verbessern, in dem sie anhand nicht oder fehlerhaft erkannten Informationen verbessert wird bzw. sich durch den Nutzer manuell vorgenommene Korrekturen merkt, um diese bei zukünftigen Erkennungen zu berücksichtigen.
E-Rechnung: ZUGFeRD, XRechnung und weiter strukturierte Datenformate
Formate wie ZUGFeRD und XRechnung sind Datenaustauschstandards für elektronische Rechnungen. Hierbei wird das Problem gelöst, dass „normale“ PDF und Bilddateien für Software nur schwer zuverlässig lesbar sind. In diesen Formaten ist klar definiert, an welcher Stelle die entsprechenden Informationen maschinenlesbar hinterlegt sind. Das erhöht die Zuverlässigkeit der intelligenten Belegerkennung und damit der automatischen Rechnungserfassung enorm.
ZUGFeRD: Stukturierte Daten in das PDF eingebettet
Maschinenlesbare Daten sind allerdings für Menschen häufig schwieriger lesbar als für Software. Formate wie ZUGFeRD werden in das PDF-Dokument eingebettet. Das ermöglicht sowohl menschlichen Betrachtern die Rechnung wie gewohnt anzusehen. Zusätzlich werden in das Dokument dann strukturierte Rechnungsdaten eingebettet. Diese können dann von entsprechender Software ausgelesen und verarbeitet werden.
Es kann also eine PDF Datei erstellt werden, die auf dem ersten Blick wie eine ganz normale Rechnung aussieht, aber zusätzlich die strukturierten Rechnungsdaten enthält.
Das Bundesministerium des Inneren hat am 6. September 2017 die E-Rechnungs-Verordnung verabschiedet. Bevorzugtes Rechnungsformat ist die XRechnung. Zusätzlich sollen weitere Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Auch das Datenformat ZuGFeRD 2.0 erfüllt die Anforderungen der EU-Norm und ist damit ebenfalls zulässig.