Ab dem 27. November 2020 müssen Auftragnehmer, die Rechnungen an den Bund ausstellen, diese verpflichtend in elektronischer Form einrichten.
Grund dafür ist „das Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“. Dieses Gesetz zur elektronischen Rechnung soll vieles einfacher machen, Zeit sparen, den Verwaltungsaufwand und Papierverbrauch reduzieren.
Elektronisch bedeutet nicht gleich richtlinienkonform: Strukturierte Daten
Doch was bedeutet das? Einfach Rechnung als PDF oder Bilddatei versenden? Reicht das schon aus? Leider ist es doch nicht so einfach. Auch wenn die Dokumente in dieser Form digital vorliegen, handelt es sich dabei nicht um eine elektronische Rechnung entsprechend der EU-Richtlinie. Die Daten liegen in diesem Fall nicht strukturiert vor und können damit nicht zuverlässig automatisch ausgelesen werden, da z.B. Informationen wie Summen, Steuerbeträge, Rechungsdatum oder Bankverbindung je nach Layout an unterschiedlichen Positionen stehen können. Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert den Begriff elektronische Rechnung als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das bedeutet in der Konsequenz: Eine Bilddatei, ein reines PDF ohne strukturierte Daten oder eine eingescannte Papierrechnung sind keine elektronischen Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie
Es ist also ein maschinenlesbares Format notwendig. Zulässig sind hier rein maschinenlesbare Formate, die ausschließlich aus strukturierten Daten bestehen, als auch hybride Formate, welche aus einer Bilddatei und einem strukturierten Format bestehen. Von den Formatfamilien UN/CEFACT CII und UBL existieren zahlreiche Versionen und Varianten. Nicht für alle gibt es Mappings. Einzelformate, die man zum Rechnungsversand an Behörden verwenden kann, sind hierzulande XRechnung und ZUGFeRD 2.0.
ZUGFeRD in das PDF eingebettet
Die notwendigen strukturierten Daten können mit unstrukturierten Datenformaten wie tif-, jpg- oder pdf kombiniert werden. Es werden also z.B. im PDF strukturierte Daten in Form einer Art Anhang eingebettet. Von vornherein als Hybrid angelegt sind die Datenformate PDF/A3 und ZUGFeRD. Es können also die strukturierten ZUGFeRD Informationen in ein PDF mit eingebettet werden. Das erspart den Aufwand, mehrere Dokumente zu handeln und bietet gleichzeitig ein für den Menschen gut lesbares PDF als auch die maschinenlesbaren und strukturierten ZUGFeRD Informationen.
Damit kann eine PDF Datei erstellt werden, die auf dem ersten Blick wie eine ganz normale grafische Rechnung aussieht, aber zusätzlich die strukturierten ZUGFeRD Daten hat und damit maschinell importiert werden kann.
Das Bundesministerium des Inneren hat am 6. September 2017 die E-Rechnungs-Verordnung verabschiedet. Bevorzugtes Rechnungsformat ist die XRechnung. Zusätzlich sollen alle Datenaustauschformate zulässig sein, die die Mindestanforderungen der CEN-Norm erfüllen. Auch das Datenformat ZuGFeRD 2.0 erfüllt die Anforderungen der EU-Norm.
ZUGFeRD-Unterstützung in faktura.work
Ausgangsrechnungen: Mit faktura.work können Sie Ihre Rechnungen mit integriertem ZUGFeRD Datensatz erstellen. Dieses wird direkt in das PDF Ihrer erstellten Rechnungen integriert.
Nicht nur beim Erstellen von Ausgangsrechnungen kann ZUGFeRD weiterhelfen. Auch wenn Sie selbst Rechnungen mit ZUGFeRD Daten erhalten, können Sie diese schneller verarbeiten und importieren.
Eingangsrechnungen: Die automatische Belegerkennung in faktura.work unterstützt beim Upload Ihrer erhaltenen Rechnungen im PDF Format die Erkennung der ZUGFeRD Rechnungsdaten. Sofern die hochgeladene Rechnung keine ZUGFeRD Rechnungsdaten enthält, versucht die Belegerkennung grafisch die Inhalte der Rechnung zu erkennen. Dies ist aufgrund der unterschiedlichen Rechnungslayouts wesentlich weniger zuverlässig.