Digitale Buchhaltung verdrängt das Papier aus dem Büro: Angebote, Rechnungen oder Mahnungen kommen schon länger ohne Papier aus. Dennoch sind noch enorme Effizienzsteigerungen möglich.
Buchhaltung online
Warum die Digitalisierung auch in der Buchhaltung wichtig ist
Buchhaltung ist häufig nur ein lästiges Übel und hält von der Konzentration auf umsatz- und gewinnbringenderen Aufgaben ab. Genau das ist der Punkt: Je mehr in der Buchhaltung automatisiert ist, desto mehr hast du und deine Mitarbeiter Zeit, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. Im folgenden möchten wir dir einen Überblick über die Chancen als auch Risiken der Digitalisierung der Buchhaltung geben.
Die Vorteile der digitalen Buchhaltung
Digitalisierung macht vieles einfacher: Das Suchen von Unterlagen in großen Datenmengen kann schnell und einfach über eine Suchfunktion erfolgen, das Teilen von Rechnungen, Unterlagen und sonstigen Belegen elektronisch in Sekundenschnelle. Die Digitalisierung der Buchhaltung bietet also viele Chancen, die sich kleine und mittlere Unternehmen nicht entgehen lassen sollten:
Digitale Buchhaltung spart Kosten
Nicht nur die Arbeitsmaterialien für den Druck von Dokumenten auf Papier können eingespart werden. Dokumente und Belege können schneller gesucht und gefunden werden. Die digitale Archivierung von steuerlich relevanten Dokumenten kann auf einem Server innerhalb der Firma oder sogar in einer Cloud an einem anderen Ort stattfinden. Das spart Platz und Kosten für Archivräume, Regale, Ordner und Papier.
Zeit sparen und diese anderweitig nutzen
Mit der Buchhaltung alleine wird kein Geld verdient. Eine digitalisierte Buchhaltung kann die Arbeitsabläufe beschleunigen und dir und deinen Mitarbeitern somit mehr Möglichkeit geben, sich auf die wirklich gewinn- und umsatzbringenden Tätigkeiten zu fokusieren.
Mobilität: Büro, Homeoffice, mobiles Arbeiten?
Kein Homeoffice, weil die Unterlagen im Büro sind? Nicht nur in Zeiten von Corona ein wirklicher Nachteil. Mit digitalisierter Buchhaltung können Daten und Belege jederzeit verfügbar gemacht werden. Sie liegen dann auf einem zentralen Server, auf dem mehrere Mitarbeiter Zugriff haben. So können die Belege auch ohne großen Aufwand verteilt, bei einem Ausfall von den Kollegen oder im Homeoffice bearbeitet werden.
Vorteile für den Kunden
Dein Kunde hat seine Rechnung, die er per Post oder E-Mail erhalten hat verloren? Wenn er dich nun hierzu anrufen muss, kostet das sowohl deinen Kunden als auch dich oder deine Mitarbeiter Zeit und geht für den Kunden z.B. am Wochenende nicht sofort. Wenn der Kunde seine Rechnung einfach herunterladen kann, sparst du dir die Zeit und dein Kunde ist glücklich, das Dokument sofort verfügbar zu haben. Automatisierung muss also für den Kunden nicht negativ und unpersönlich sein. Vielmehr bleibt durch die Einsparung dieser wiederkehrenden Aufgaben mehr Zeit, sich um seine Kunden zu bemühen.
Vereinfachte Korrespondenz mit dem Steuerberater
Dem Steuerberater die Belege im Schuhkarton oder Pendelordner übermitteln? Das kann einfacher gehen. Für den Steuerberater bereits digital aufbereitete Belege und Buchungen können die Zusammenarbeit vereinfachen und Zeit und Geld sparen.
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Risiken und Hürden
Unternehmer, die eine Umstellung ihrer Buchhaltung auf digitale Prozesse angehen, sollten auch die Herausforderungen kennen. So kann diesen bereits im Vorfeld durch entsprechende Gegenmaßnahmen begegnet werden.
GoBD – gesetzliche Anforderungen an die Buchhaltung
Der Gesetzgeber schreibt im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung Unternehmen genau vor, wie sie elektronische Daten in der Buchhaltung zu führen und aufzubewahren haben. Unternehmer, die eine Umstellung planen, sollten sich über die gesetzlichen Anforderungen also genau informieren, um die Prozesse für Ihre digitale Buchhaltung entsprechend gestalten zu können. Wenn die gesetzlichen Vorgaben nicht erfüllt werden, dann riskieren Unternehmen, dass das Finanzamt die vorgelegten Dokumente im Rahmen einer Steuererklärung nicht anerkennt. Auch kann es rechtliche Unterschiede geben, wenn die Daten z.B. bei einem Drittanbieter in der Cloud oder lokal auf einem eigenen Server gespeichert sind.
Datenschutz
Der Datenschutz spielt nicht erst seit der neuen DSGVO eine große Rolle. Die gesetzlichen Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit von erhobenen Daten sind schon lange hoch gesteckt. Elektronische Daten dürfen daher nicht unberechtigt an Dritte weitergegeben werden und müssen vor dem Zugriff Unbefugter durch den Einsatz zuverlässiger IT geschützt werden.
Veränderungen brauchen Zeit: Die Phase der Umstellung
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Und ganz ohne funktioniert auch die digitale Buchhaltung noch nicht. Die Mitarbeiter benötigen Zeit, sich auf die Veränderungen einzustellen, welche die Digitalisierung der Buchhaltung und die damit verbundenen neuen Prozesse mit sich bringen.
Auch kann es etwas Zeit benötigen, bis zum Beispiel Schnittstellen zu anderen Programmen korrekt funktionieren und sich auch in technischer Sicht alle Prozesse gut eingespielt haben.