Die fortlaufende Rechnungsnummer soll grundsätzlich sicherstellen, dass jede ausgestellte Rechnung einmalig und eindeutig zugeordnet und nachvollzogen werden kann. Gem §14 Umsatzsteuergesetzt (UStG) muss jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet wird, eine Rechnungsnummer beinhalten. Ausnahmen gibt es für Rechnungen unter 250 Euro und Fahrausweisen.
Wichtig ist das auch für den Vorsteuerabzug: Die erstattungsfähige Vorsteuer muss mittels der Rechnung mit Rechnungsnummer belegt werden. So kann die Einmaligkeit- und Eindeutigkeit der Rechnung nachgewiesen werden.
Müssen die Rechnungsnummern nur eindeutig oder auch fortlaufend sein?
Die Vorschriften zu Rechnungsnummer wurden im Umsatzsteuer-Anwendungserlass präzisiert:
„(10) Durch die fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) soll
sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung
einmalig ist. Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig,
eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine
Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose
Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend. Es ist
auch zulässig, im Rahmen eines weltweiten Abrechnungssystems
verschiedener, in unterschiedlichen Ländern angesiedelter
Konzerngesellschaften nur einen fortlaufenden Nummernkreis zu verwenden.
(11)
Bei der Erstellung der Rechnungsnummer bleibt es dem
Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten
Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer jeweils
einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich,
geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B.
für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen,
Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften oder Bestandsobjekte.
Die einzelnen Nummernkreise müssen dabei nicht zwingend lückenlos sein.
Es muss jedoch gewährleistet sein (z. B. durch Vergabe einer bestimmten
Klassifizierung für einen Nummernkreis), dass die jeweilige Rechnung
leicht und eindeutig dem jeweiligen Nummernkreis zugeordnet werden kann
und die Rechnungsnummer einmalig ist.“
Kann die Rechnungsnummer die Anzahl der ausgestellten Rechnungen publik machen?
Wenn man nun klassisch mit der ersten Rechnung unter der Nummer „1“ beginnt und diese hochzählt – ja. Gerade wenn man z.B. nur wenige Produkte der ähnlichen Preiskategorie im Angebot hat, kann man hierüber sogar auf die Umsätze schließen.
Das Prinzip der Einmaligkeit ist aber auch gewährt, wenn du z.B. bei 10000 beginnst. Keine Nummer darf doppelt vorkommen – ob hierbei bei 1 oder 10000 begonnen wird, ist dir überlassen.
Möglich sind auch Kombinationen mit Zeiträumen. Beispiel: 2020-02-0001. Hieraus wäre dann lediglich ersichtlich, dass es sich um die erste Rechnung im Monat Februar 2020 handelt. Zudem kann man die Rechnung direkt anhand der Nummer einem Zeitraum zuordnen.