Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung? GoB? Oder GoBD? Was ist das?
Die Abkürzung GoB steht für die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“.
Nicht zu verwechseln mit GoBD: Der Begriff GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD stellen eine Verwaltungsanweisung für steuerliche Zwecke dar.
Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)?
Bei den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) handelt es sich um in Deutschland allgemeingütige Regeln zur Buchführung. Diese zum Teil im HGB verankert, ergeben sich aber auch aus der kaufmännischen Praxis erwachsenen Regeln. Diese bildenn die Basis für die korrekte unternehmerische Buchführung.
Ziel der GoB ist es, Unternehmenseigner und Gläubiger von Unternehmen so gut wie möglich vor potentiellen Verlusten sowie unkorrekten Daten und Informationen zu schützen.
Grundsätzlich erfolgt eine thematische Gliederung in die folgenden Bereiche:
Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung
Abgrenzungsgrundsätze
Grundsätze der Bilanzierung
Was sind die GoBD?
Die GoBD richtigen sich an die digitale Buchhaltung und definieren die Anforderungen an eine korrekte Buchführung. Ein besonderer Schwerpunkt wird hierbei auf die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten in elektronischer Form gelegt. Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 erstmals veröffentlicht. Die GoBD enthalten Vorgaben, die nach Sicht der Finanzverwaltung für alle Datenverarbeitungssysteme relevant sind, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten.
Die GoBD umfasst viele Bereiche:
Vollständige Verfahrensdokumentation
Einsatz von Software gem. den GoBD
Revisionssichere Archivierung
GoBD-Konforme Arbeitsweise
Was bedeutet das nun für mich? Was bedeutet GOBD-konform?
Als Unternehmer müssen einige Vorgaben eingehalten werden. Unter anderem:
(1) Bei der Führung der Handelsbücher und bei den sonst erforderlichen Aufzeichnungen hat sich der Kaufmann einer lebenden Sprache zu bedienen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbole verwendet, muß im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.
(2) Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.
(3) Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.
(4) Die Handelsbücher und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen können auch in der geordneten Ablage von Belegen bestehen oder auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Formen der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen. Bei der Führung der Handelsbücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muß insbesondere sichergestellt sein, daß die Daten während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Absätze 1 bis 3 gelten sinngemäß.
§ 239 HGB
Grundsätzliche Pflichten aus den GoBD-Richtlinien
Nachvollziehbarkeit und nachprüfbarkeit
Vielleicht hast du das schonmal gehört: "Keine Buchung ohne Beleg.". Jeder Geschäftsvorfall muss anhand eines Beleges nachgewiesen werden. Die lückenlose Verfahrensdokumentation soll auch Dritten einen Überblick über die Buchführung und einzelne Geschäftsvorfälle gewährleistet werden. Das ist besonders für eine Betriebsprüfung wichtig.
vollständigkeit
Es muss jeder einzelne Geschäftsvorfall mit mehreren Informationen festgehalten werden. Das sind im Regelfall: Eindeutige Belegnummer, Belegdatum, Angaben zu Betrag und Menge, Belegaussteller und Belegempfänger.
Darüber hinausgehend verlangt die GOBD Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren.
richtigkeit
Es müssen alle Geschäftsvorfälle wahrheigsgemäß aufgezeichnet werden. Mit Hilfe von Belegen sind die tatsächlichen Verhältnisse abzubilden. Dies beinhaltet auch eine orrekte Kontierung, bei der die rechtlichen Vorschriften eingehalten werden müssen.
zeitgerechte buchungen und aufzeichnungen
Die Buchhaltung einmal im Jahr machen? Das wird nicht klappen. Jeder Geschäftsvorfall ist zeitnah zu erfassen. Unter "zeitnah" ist hier bei bargeldlosen Transaktionen eine Zeitspanne von 10 Tagen zwischen Zustandekommen des Geschäftsvorfalls und dessen Buchung unbedenklich. Barvorgänge sind sogar täglich zu erfassen.
ordnung
Ein Betriebsprüfer muss sich schnell in die Unterlagen einfinden können. Hierfür ist eine Ordnung erforderlich. D.h. die Buchungen müssen systematisch erfasst und für Dritte auch nachvollziehbar sein. Bare und bargeldlose Buchungen erfordern separate Aufzeichnungen. Grundsätzlich wird man hier aber auch selbst von einer gewissen Ordnung profitieren.
unveränderbarkeit
Im Zweifelsfall an der Rechnung später nochmal etwas verändern? Das wird nicht klappen. Der ursprüngliche Inhalt muss feststellbar sein. Änderungen oder Löschungen in Belegen und Dokumenten sind lückenlos zu dokumentieren. Es wird eine durchgängige Protokollkette verlangt. Auch darf die Änderungshistorie nicht veränderbar sein.
Neue GoBD seit 1. Januar 2020: Änderungen bei der elektronischen Buchführung
Seit 1. Januar 2020 gelten für Unternehmen de neuen GoBD. Die Neufassung ist durch das Fortschreiten der Digitalisierung nötig geworden und bietet Unternehmern zum Teil entsprechende neue Möglichkeiten.
- Mobiles Scannen: Fotografieren von Belegen mit mobilen Endgeräten
Das mobile Scannen wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Das bedeutet, dass du in Zukunft auch von unterwegs mit deinem Mobilgerät Dokumente scannen kannst. - Bildliches Erfassen von Papieren mit mobilen Endgeräten im Ausland
Auf Geschäftsreisen im Ausland ist in Zukunft für dich die bildliche Erfassung von Dokumenten mit mobilen Endgeräten erlaubt. - Konvertieren von Unterlagen in unternehmenseigene Formate
Bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen ist se ausreichend, eine konvertierte Datei aufzubewahren. In diesem Fall wäre es dann nicht mehr erforderlich, die ursprüngliche Version aufzubewahren. - Datenverarbeitungssystem (inkl. Cloud)
Der Begriff des Datenverarbeitungssystems wird definiert. Hierbei handelt es sich um eine im Betrieb zur elektronischen Datenverarbeitung verwendete Hard- und Software, die die Erfassung, Erzeugung, Übernahme, Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von Daten vereinfacht. Das Datenverarbeitungssystem kann durch den betroffenen als eigenes Hard- oder Softwareprogramm erworben und betrieben werden oder im Rahmen einer Cloud Lösung (z.B. faktura.work) genutzt werden. Damit wird die zunehmende Beliebtheit der Datenspeicherung in der Cloud berücksichtigt. - Nachvollziehbarkeit und Historisierung weiterhin mit strengen Anforderungen
Es muss eine oder auch mehrere Änderungen an einer Verfahrensdokumentation stets historisch nachvollziehbar sein.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Sie muss übersichtlich den Inhalt, Aufbau, Ablauf und die Ergebnisse abbilden. Je komplexer und diversifizierter die Geschäftstätigkeit und die Organisationsstruktur in einem Unternehmen und in seinen Datenverarbeitungssystemen sind, desto umfangreicher ist die Verfahrensdokumentation.
Muster-Verfahrensdokumentationzum ersetzenden Scannen
Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und Deutscher Steuerberaterverband e.V. (DStV) haben gemeinsam eine Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erarbeitet.
Die „Muster-Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen“ zielt darauf ab, die Verfahren und Maßnahmen zu beschreiben, die für die Digitalisierung und anschließende elektronische Aufbewahrung sowie die folgende Vernichtung der originären Papierbelege im Unternehmen gelten. Diese beschränkt sich ausdrücklich auf die Aspekte einer ordnungsmäßigen Digitalisierung von Belegen unter Aufrechterhaltung der Beweiskraft der Buchführung unter Berücksichtigung der geltenden Ordnungsmäßigkeitsanforderungen.
Die Prozesse sind bei den steuerpflichtigen Unternehmen sehr individuell: Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT können sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation entstehen. Die Verfahrensdokumentation ist damit individualisierbar und dient als Vorlage.
Kasse
Für die Kasse gelten besondere Vorschriften. So dürfen beispielsweise Buchungen und Stornierungen in der Kasse nicht veränderbar sein.
Archivierung von E-Mails
§ 147 AO beschreibt, welche E-Mails archiviert werden müssen. Es müssen folgende E-Mails archiviert werden:
- E-Mails, die als Handels- und/oder Geschäftsbrief fungieren. Das gilt sowohl für erhaltene oder versendete E-Mails.
- Alle per E-Mail verschickten oder empfangenen Buchungsbelege.
- E-Mails, die Unterlagen beinhalten, die für die Besteuerung relevant sind.
Weitere Vorgaben zur E-Mail-Archivierung finden sich im Handelsgesetzbuch (HGB).
Analogieverfahren
Neue Technologien entwickeln sich schnell weiter. Die angesprochenen Grundsätze gegenwärtiger Methoden können sich daher schnell verändern und nicht mehr auf diese passen.
Durch das Analogieverfahren sollen die aktuellen Regelungen für künftige Systeme, Techniken und Verfahren sichergestellt werden. Dies geschieht, indem der Sinn und Zweck der gegenwärtigen Regelung („Analogien“) auf neue Technologien übertragen wird.
BMF-Schreiben zum nachlesen und überprüfen
Als Unternehmer ergeben sich für dich und dein Unternehmen viele Pflichten. Dieser Artikel ist nur ein Auszug und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle wichtigen Schreiben, die das BMF dazu veröffentlicht, kannst du auf den Webseiten des Bundesfinanzministeriums nachlesen. Die Überschrift und gegebenenfalls ein kurzer Auszug ist direkt in der Übersicht ersichtlich.
Wichtig: Dieser Artikel soll nur eine grobe Orientierung bieten und hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, stellt keine Rechtsberatung dar und kann keinesfalls die Beratung bei einem Steuerberater zu ersetzen.