Buchhaltung muss nicht chaotisch sein. Dennoch verbringen wir täglich trotz Digitalisierung und deren Möglichkeiten viel Zeit mit der Suche nach Informationen. Eine Ursache hierfür können unübersichtliche und damit ineffiziente Ordner Strukturen in der Buchhaltung sein.
Als Lösung wird hier häufig das 7-Ordner-System ins Spiel gebracht. Im Folgenden möchten wir dir erklären, was es damit auf sich hat und wie man dieses in der Buchhaltung benutzen kann.
Ordnerstruktur in der Buchhaltung aufbauen
Das 7-Ordner-System kommt in vielen Vorschlägen für das Dokumentenmanagement im papierlosen Büro vor. Auch in der Buchhaltung kann es angewendet werden. Wir erklären dir, wie du mit dieser deine digitale Ablage übersichtlich aufbauen und benutzen kannst.
Grundsätzlich wird für eine 7-Ordner-Struktur der folgende Aufbau in Ebenen empfohlen:
- Ebene 1: Maximal 7 Ordner
- Ebene 2: Maximal 49 Ordner (entspricht 7×7)
- Ebene 3: Maximal 343 Ordner (entspricht 7x7x7)
Hierbei sind in jeder geöffneten Ebene nur sieben Ordner. Das macht es schnell und einfach möglich, zu finden, was man sucht. Durch die frühe Aufgliederung in unterschiedliche Pfade, können aber dennoch in Ebene drei in bis zu 343 Ordner unterschieden werden.
Doch wie sollen diese angelegt werden? Welche Untergliederung macht Sinn?
Nur eine digitale Ablage zu haben, reicht natürlich nicht aus, um damit auch effizient arbeiten zu können. Damit das funktioniert, ist es wichtig auf die folgenden drei Anforderungen zu achten:
- Übersichtlichkeit: Die Übersichtlichkeit ist der Weg aus dem Chaos. Die Anzahl der Ordner pro Ebene sollte jeweils übersichtlich und überschaubar sein. Hier ist weniger häufiger mehr. Zu viele Ordner machen die Dinge unübersichtlicher und erschweren die Arbeit.
- Nachvollziehbarkeit: Insbesondere wenn die vorhandene Ordnerstruktur von mehreren Mitarbeitern benutzt werden soll, muss die Ordnerstruktur klar und nachvollziehbar benannt sein. So kann sich jeder Mitarbeiter schnell mit der Struktur und auch in von anderen Benutzern abgelegten Ordnern und Dokumenten zurecht finden.
- Auffindbarkeit: Alle Dokumente müssen schnell zu finden sein. Hier ist besonders die Anzahl der Ebenen der entscheidende Faktor. Eine Tiefe von maximal drei Ebenen begrenzt die Anzahl der notwendigen Klicks, um das abgelegte Dokument zu finden.
Große Themen: Mit der Ebene 1 beginnen
Auf der obersten Ebene muss sich aufgrund der maximal sieben Ordner auf die größten Themenblöcke beschränkt werden. So ist an dieser Stelle im Normalfall kein Platz Verträge bestimmter Kategorien zu unterscheiden. Eine Unterscheidung nach Ausgangs- und Eingangsrechnungen kann aber Sinn machen. Hier könnte beispielsweise folgender Aufbau erstellt werden:
Beispiel für Ebene 1:
- Ordner 1: Bank
- Ordner 2: Kasse
- Ordner 3: Kreditkartenabrechnung
- Ordner 4: Ausgangsrechnungen
- Ordner 5: Eingangsrechnungen
- Ordner 6: Buchhaltungsauswertungen, Steuererklärungen oder Steueranmeldungen
- Ordner 7: Verträge und wichtige Dokumente
Bei der Ebene 1 ist es relativ wichtig, sich über die Struktur ausführliche Gedanken zu machen. Da es hier nur 7 mögliche Ordner gibt, können hier nicht einfach später weitere Ordner hinzugefüg werden.
Bei den tieferen Ebenen kann es durchaus vorkommen, dass später noch Unterordner hinzugefügt werden müssen. Hier wird es unrealistisch sein, bereits zu Beginn der Ordnerstruktur beispielsweise alle Ordner in Ebene 3 zu kennen. Daher macht an dieser Stelle ein Hinzufügen bei Bedarf durchaus Sinn.
Konkretere Themen: Ebene 2 ergänzen
Nun wird für jede der in der ersten Ebene erstellten Themen mit der Erstellung der Unterordner in Ebene 2. Beispiele wären hier zum Beispiel für den Ordner „Bank“ auf Ebene 1 die Untergliederung nach deinen Bankkonten. Wenn du also ein Konto bei Bank A und ein weiteres bei Bank B hast, könntest du nach diesen untergliedern. Zusätzlich machen hier beispielsweise Ordner für Rahmenkredite oder ähnliche Produkte bei deiner Bank Sinn.
Sehr spezifisch: Ebene 3
Die Dokumente werden regelmäßig in dieser Kategorie abgelegt werden. Hier erfolgt sozusagen die finale Untergliederung, um alle Dokumente in einem Ordner ablegen zu können. In dieser Ebene kann es später notwendig sein, bedarfsgerecht weitere Ordner zu ergänzen.
Müssen es immer sieben Ordner sein? Auch als kleines Unternehmen?
Kurzum: Nein. Die sieben ist hier eher als Grenze nach oben zu sehen.
Beispielsweise betet es sich häufig an, die Kreditkartenabrechnungen in den Ordner Bank zu integrieren. In diesem Fall würde der Ordner für die Kreditkartenabrechnungen dann wegfallen bzw. auf Ebene 2 unterhalb der Bank sein.
Sieben Ordner-Struktur in anderen Bereichen
Die 7-Ordner-Struktur in der Buchhaltung macht Sinn. Aber auch in anderen Bereichen in deinem Unternehmen kann eine entsprechende Ablage sinnvoll sein. Dadurch, dass in einem eingeschlagenen Pfad maximal sieben Ordner verfügbar sind, findet man sich schnell zu Recht und kann dennoch eine große Untergliederung vornehmen. Im Vergleich zu 343 Ordnern auf einer Ebene ist das ein spürbarer Unterschied in Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Auffindbarkeit – bei gleicher Ordnermenge!