10 Einstellungen, die du in faktura.work vornehmen solltest

Die grundlegendsten Einstellungen nimmt bereits unser Installations-Assitent vor. Dennoch gibt es darüber hinausgehend einige Einstellungen, die du unbedingt vornehmen solltest, um mit unserem Rechnungsprogramm die bestmöglichen Erfolge zu erzielen.

1. Logo oder Briefpapier für PDF Dokumente hinterlegen

Damit die erzeugten Rechnungen und Angebote erkennbar zu deinem Unternehmen gehören, empfiehlt es sich, ein eigenes Logo oder Briefpapier hochzuladen.

Navigiere hierzu zu System-Einstellungen -> Rechnungen, Angebote und PDF. Dort kannst du dein Logo (PNG, JPEG, GIF) oder Briefpapier (PDF) hochladen.

Ebenso kannst du die verwendete Vorlage wählen. Wenn du dein eigenes Logo verwendest, so passt hierbei die Standardvorlage. Wenn du dein Briefpapier verwenden möchtest, solltest du die Vorlage wählen, die am besten zu deinem Briefpapier passt. So lassen die Vorlagen unterschiedlich viel Platz für z.B. deinen Briefkopf oder Briefpapier-Inhalte am Seitenrand.

2. Absenderzeile und Fußzeile in PDF Dokumenten bearbeiten

Wir haben in die erstellten PDF Dokumente eine Absender und eine Fußzeile integriert. Häufig verwendet sind hier rechtliche Informationen, Kontaktinformationen und Informationen zur Zahlung oder Bankverbindung.

Wie schon in Punkt 1 bleiben wir bei System-Einstellungen -> Rechnungen, Angebote und PDF. Dort können die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden.

3. Einstellungen für den Versand von E-Mails

Rechnungen, Angebote und Mahnungen können direkt aus faktura.work an den Kunden versendet werden. Hierfür ist es wichtig, einige Einstellungen vorzunehmen.

Navigiere hierzu über System-Einstellungen -> E-Mail.

In der Standardeinstellungen werden die E-Mails über einen faktura.work Server versendet. Das kann aber dazu führen, dass die E-Mails bei deinen Empfängern vermehrt als SPAM eingestuft werden, da diese die E-Mails vom Server deines E-Mail Providers und nicht von unseren erwarten würden. Wir empfehlen daher die Verwendung der SMTP Zugangsdaten bei deinem E-Mail Provider. Diese kannst du bei diesem nachsehen oder erfragen.

4. E-Mail Vorlagen anpassen

Zum Versand der Rechnungen an deine Kunden werden die hinterlegten E-Mail Vorlagen verwendet. Diese sollten angepasst werden. Das ist über Einstellungen -> E-Mail Vorlagen möglich.

5. Standard E-Mail Vorlage auswählen

Damit du beim Versand von Angeboten oder Rechnungen an den Kunden nicht immer zuerst eine Vorlage auswählen musst, kannst du über System-Einstellungen -> E-Mail jeweils Standardvorlagen hinterlegen.

6. Nummernkreise anpassen

Um Kundennummern, Rechnungsnummern oder Angebotsnummern zu vergeben, sind in faktura.work sogenannte Nummernkreise hinterlegt. Diese kannst du über Einstellungen -> Nummernkreise an deine Bedürfnisse anpassen.

7. Zahlungsmethoden verwalten

Über Einstellungen -> Zahlungsmethoden kannst du hinterlegen, welche Zahlungsmethoden du deinen Kunden anbieten möchtest.

Um direkt aus faktura.work SEPA XML Dateien zum Einzug der Lastschriften zu erzeugen, müsstest du entsprechende Einstellungen über System-Einstellungen -> Allgemein -> SEPA Stammdaten vornehmen.